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幼儿园、中小学校食堂管理不规范,食材品质缺乏有效的管理监督体系……

作为一家专注儿童食材配送的企业,如何保障食品安全?今天,湖南青青园供应链有限公司副总经理——杨总,将为大家分享他们是如何做好幼儿园、中小学校食堂配送?

立足湘西,守护学校食堂食品安全

1、学生食品安全越来越受到重视

十多年前,公益力量掀起一场让农村儿童吃上热乎午餐的试验,最终推动国家政策落地,让4000万+农村儿童受益。

2011年,教育部会同财政部等15个部门启动实施了农村义务教育学生营养改善计划(以下简称“营养改善计划”)。目前,全国共有29个省份1762个县实施了营养改善计划,受益学生达4060.82万人。

湖南怀化市新晃侗族自治县,位于湘西地区,全县共有各类学校117所。2011年,新晃县被列入全国农村义务教育学生营养改善计划试点县。从2019年秋季学期起,新晃县人民政府通过公开招投标方式确定供应商,对学校食堂食材集中采购、统一配送。

2、打造一站式学生食品供应平台

湖南青青园供应链有限公司,作为其中一家在公司资质、配送场地、运营经验等多方面兼具实力的企业,承接了全县近3万人学生的食材供应任务。

湖南青青园,创立于2018年,位于湖南怀化市新晃,是一家专注于从幼儿园到中小学食堂一站式学生食材供应的平台。

其公司名字,取自于汉乐府诗《长歌行》:

“青青园中葵,朝露待日晞。阳春布德泽,万物生光辉。”是其公司“ 青春、阳光、厚德、向上”的企业文化宗旨,正映射了青青园后来的食材配送之路。

为了让学生在校吃得舒心,家长放心,进一步提高儿童食材质量,湖南青青园建立食品安全检测室,打造专业的配送团队,配送中心24小时监控可视化,全面保障学生在校的食品安全。

3、积极响应,保障食品安全

食品安全关系人民群众身体健康和生命安全,关系中华民族未来。“十九大”报告明确提出实施食品安全战略,让人民吃得放心。

为贯彻落实《中共中央 国务院关于深化改革加强食品安全工作的意见》,推动学校及幼儿园食品安全治理体系和治理能力现代化,保障广大师生“舌尖上的安全”,市场监管总局会同教育部、公安部、国家卫生健康委联合印发《校园食品安全守护行动方案(2020-2022年)》,部署开展2020年至2022年校园食品安全监管工作。

湖南青青园积极响应有关部门的号召,全面推动食品安全建设工作:

建立高标准库房管理制度,对每一种食品进行安全检测;做好食材溯源,层层筛选优质供应商,严格把关食材品质,缔造放心食品。

大刀阔斧,进行全面改革

1、优化企业内部管理

此前,湖南青青园主要服务的是政府及机关单位食堂的食材配送,从单位食堂到学生改善计划营养餐,这对湖南青青园来说,是一个不小的变化和挑战。

为了接好这个沉甸甸的任务,湖南青青园杨副总带领管理团队,组织全公司推动学校食材配送的安全建设工作,对原有模式、人员、设施等进行一了系列调整:

①扩建配送中心,调整功能分区

首先,将原先仓库扩张到2000㎡的标准生鲜配送中心,做了更规范的功能分区:生鲜分拣区、保鲜库、冷冻库、粮油存放间、干调恒温间、检测室、清洗消毒区、退货仓、系统办公区等。

②优化运营内部管理机制

A.改造食品安全检测室,引进专业食品检测人才,设立专岗,配备统一的快速检测设备和专/兼职检测人员。

B.建立高标准库房管理制度:《供应商入库》,《采购管理制度》、《分拣员手册》、《仓库管理制度》、《物流部制度》。

C.开拓采购渠道,对接基地包销,从当地农户直采,即带动产业扶贫,也降低了外地采购的物流成本和采购损耗。

D.增设8台冷藏配送车,将配送时间从上午9点,改到提前至6点半点完成,充分满足学校的开餐时间。

E.配送车辆全部搭载GPS定位设施,配送中心对车辆、仓库24小时监控可视化。

F.提升蔬东坡ERP系统的使用深度,邀请蔬东坡工程师对公司全员强化培训,将溯源、批次保质期等与食安息息相关的环节流程全部通过系统信息流记录管控。

2、迫切需要一套高效的配送系统

湖南青青园与蔬东坡早在2018年已经结缘。基于公司持续发展的规划,管理当时的数十家单位食堂客户,2018年底蔬东坡系统便在青青园公司上线运用了,上线之初,订单部门就感觉轻松了不少,原先需要手工汇总、人工制单的时间全都解放出来了。

而随着2019年中学校食材配送任务的接入,因与原单位食堂的客户群不太一致,杨总开始考虑是否要分开运营管理。

为保障好学生食材的供应管理,经内部商讨,决定开学后就分成两套业务班子做,首先从系统分离着手,这个决定也给青青园公司之后一段时间的作业管理隐藏了风险。

2019年我们中标以后,深圳一家软件公司的业务员突然找上我,频繁地电话、微信推销,希望使用他们的系统。
经不住他反复推销,我就抱着试一试的心态,使用了一段时间。但就这深圳软件地试一试,让我的公司人员工作出现很多了问题,工作人员都向我抱怨没有之前蔬东坡的好用。
                                                                                                                                                                                                                             ——湖南青青园  杨总 
3、发现问题,寻找最优解决方案两套系统并行除了不熟悉不顺手,更严重的是影响了杨总对公司数据的管控和分析:

订单在两套系统,采购无法统筹汇总,就不能与基地做批量直采,还需要手工把两套系统数据做统计;财务上的数据账也不全面,想看整个公司的综合毛利也没办法,因为没有数据的指导,员工的工作绩效数据也无法量化评估。

图↑ 湖南青青园分拣中心

杨总感慨,系统工具很重要,这些问题主要来自于:

一是员工熟悉之前在蔬东坡系统的操作方式,更简单直观,深圳系统过于复杂,用的不顺手;二是他们售后服务也没跟上,导致出现问题也不能及时解答指导,这点当时在用着两套系统,感受特别直观。

上线蔬东坡系统,推动企业信息化建设

1、重新梳理,全面解决客户痛点

在此期间,蔬东坡与青青园的合作服务依然常态进行。最终,杨总赶紧联系蔬东坡原客户经理和工程师,希望安排工作人员再上门一趟,解决这个头疼的问题。从分离成二套系统到弃用大概只有几个月。

为了帮助湖南青青园全面解决两套系统并行产生的问题,蔬东坡客户经理和工程师再一次赶往怀化新晃县。

通过对青青园业务模式的二次梳理,给出了增加【分仓】方案来解决,即满足两种客户群体区分服务,同时又能满足采购、财务利润数据统筹管控,蔬东坡工程师又从接单、采购、入库、分拣、出库、配送、数据管理等环节,重新指导培训,帮助湖南青青园建立了一套适合他们模式,更高标准的操作流程。

2、提高分拣效率,保障出库及时性

切换回蔬东坡SaaS ERP系统后,大大提升了湖南青青园的作业效率。

最明显的是接单环节,旧系统不熟悉接单慢,还容易出错;采购入库后,单据也对不上,导致后面环节的数据根本对不上,影响了我们对公司盈利情况的判断。
                                                                                                                                                                                                              ——湖南青青园 杨总 
看着配送中心的运转越来越流畅,各个幼儿园、中小学校对他们的菜品和服务也越来越满意,杨总十分欣慰。

以前,三个人做的事情,现在一个人就能做得很好。不仅提高了分拣效率,也降低了出错率,还保障了出库及时性,为后面的装车及配送环节争取了更多时间。
                                                                                                                                                                                                               ——湖南青青园 杨总
3、合理规划路线,将货物及时送到学校的食材要求早上6点~6点半送到,最迟不能超过7点。因此,青青园的分拣工,凌晨3点就要将商品分拣好,然后进行打包装车。

全县几十所学校,如何才能快速地把货物及时送到?

实施工程师二次来培训时,帮助下载司机端APP,送货有导航,行车不绕路;同时,根据学校定位对配送线路进行合理的物流排线。分拣效率提高,及时出库,能够让我们更加及时把货物送到学校。
                                                                                                                                                                                                                 ——湖南青青园 杨总

精诚合作,携手未来

企业合作,是相互成就,共同成长的过程。

在访谈中,聊到当初为何选择蔬东坡,杨总这样说:

一方面是“快速响应”:

通常,我们在项目对接群里,反馈系统或者设备问题,蔬东坡项目经理和实施工程师,都会很快联系我们,真正做到了24小时响应,这一点是我非常欣赏的。

另一个是“有效解决”:

接到我们的问题反馈后,蔬东坡实施工程师,一般情况可以通过远程电话,或者线上沟通解决的,都能在1个工作日内处理好;如果需要到现场处理了,也会在当天就坐车赶过来,及时有效处理各个问题。

对此,我们非常感谢杨总和湖南青青园全体员工的认可。蔬东坡始终以“客户第一”的原则,为客户排忧解难。“只有帮助客户成功了,我们才能成功”,这是我们不变的追求和动力。

营养改善计划实施和学校食品安全是国家层面的大事,使真正促进学生健康成长的惠民工程。在湖南省农村义务教育学生营养改善计划管理工作视频会上,新晃作了唯一典型经验介绍,新晃营改模式在全省推广。蔬东坡期待与湖南青青园携手共进,为更多配送学校与营养改善计划食材的模式企业提供优质的产品和服务。

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